Na pewno nie raz spotkaliście się już Państwo z koniecznością uzyskania lub przedstawienia różnych zaświadczeń, żeby załatwić w urzędzie jaką sprawę. Warto więc dowiedzieć się, jak kwestia wydawania oraz żądania zaświadczeń jest uregulowana w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego.

Na początek – uzyskiwanie zaświadczeń. Organ ma obowiązek wydać zaświadczenie, gdy urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa lub gdy ubiegający się o wydanie takiego zaświadczenia ma w tym interes prawny, a dana okoliczność wynika z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestru lub po prostu z danych, które posiada. O ile ta pierwsza przesłanka nie budzi wątpliwości, to w zakresie drugiej wyjaśnić trzeba, że z interesem prawnym mamy do czynienia wówczas, gdy ubiegający się o uzyskania zaświadczenia postrzega korzyść, jaką może uzyskać poprzez wykorzystanie zaświadczenia, w innym postępowaniu. We wniosku o wydanie zaświadczenia, cel jego wydania powinien być wskazany, gdyż tylko to umożliwi organowi weryfikację spełnienia tej ustawowej przesłanki.

Zaświadczenie wydawane jest na wniosek osoby, która się o nie ubiega. Oczywiście we wniosku wskazać należy precyzyjnie, potwierdzenia jakich faktów lub stanu prawego oczekuje wnioskujący. Zaświadczenie wydaje się na piśmie, niezwłocznie, w terminie nie dłuższym jednak niż 7 dni. Zaświadczenie może być wydane w formie elektronicznej, jeżeli żąda tego wnioskodawca. Odmowa wydania zaświadczenia następuje w formie postanowienia, na które można wnieść zażalenie. Także w przypadku bezczynności organu lub zwłoki w załatwieniu sprawy, przysługują nam środki prawne do zdyscyplinowania organu.

Druga sprawa – kiedy organ administracyjny nie może żądać od nas przedstawienia zaświadczenia lub oświadczenia? Ma to miejsce w kilku sytuacjach. Po pierwsze, gdy fakty lub stan prawny są znane organowi z urzędu (ma o nich wiedzę, w związku z realizowanymi czynnościami urzędowymi). Po drugie, gdy dana okoliczność może być ustalona przez organ na podstawie posiadanych ewidencji, rejestrów, danych, rejestrów publicznych, do których organ ma dostęp lub też na podstawie wymiany informacji z innym podmiotem publicznym bądź też z przedstawionych przez stronę do wglądu dokumentów urzędowych (dowody osobiste, dowody rejestracyjne itd.).

Warto wiedzieć, że jeżeli organ administracji publicznej żąda od nas przedstawienia zaświadczenia lub oświadczenia, ma obowiązek wskazać precyzyjnie przepis prawa, na mocy którego może domagać się takiego sposobu potwierdzenia faktów lub stanu prawnego. Warto więc zawsze zapytać o podstawę prawną, gdy usłyszymy w urzędzie, że musimy przedstawić zaświadczenie. Zwykle to wystarcza, żeby okazało się, że jednak nie jest ono tak niezbędne do załatwienia sprawy.

adw. Artur Piwowarczyk