Dostęp do akt sprawy

Jednym z podstawowych uprawnień strony postępowania administracyjnego, jest czynny udział w tym postępowaniu, który obejmuje między innymi możliwość składania wniosków, wyjaśnień, żądania przeprowadzenia dowodów. Te uprawnienia można realizować efektywnie przede wszystkim wtedy, gdy mamy świadomość jak rozwija się prowadzone postępowanie – jakie czynności podjął organ administracyjny czy też jakie zgromadził dowody i informacje. Tą wiedzę może dać nam przede wszystkim zapoznanie się z aktami sprawy. I właśnie o tym zagadnieniu dzisiejszy wpis.

O umożliwieniu zapoznania się z aktami sprawy, jesteśmy przede wszystkim informowani przez organ administracyjny na etapie zakończenia przez niego gromadzenia materiałów, bezpośrednio przed wydaniem decyzji. W wystosowanym piśmie, organ wskazuje, że w określonym czasie istnieje możliwość przeglądu akt i złożenia wniosków. Brak zapewnienia takiej możliwości przed rozstrzygnięciem sprawy, stanowi istotne uchybienie proceduralne, które może stanowić skuteczną podstawę odwołania lub późniejszej skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Warto jednak pamiętać, że dostęp do akt sprawy mamy na każdym etapie postępowania, a nie tylko bezpośrednio przed jego zakończeniem. Zasadę tę wyraża art. 73 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego. Co więcej, jako strona postępowania, mamy także możliwość sporządzania z akt sprawy notatek, kopii lub odpisów. Wszystkie te czynności dokonywać można w lokalu organu administracyjnego, w obecności urzędnika. Jeżeli mamy w tym ważny interes, możemy nawet żądać uwierzytelnienia kopii lub odpisów z akt sprawy lub wydania nam takich uwierzytelnionych odpisów. Może to mieć miejsce na przykład wówczas, gdy chcemy uzyskać wartościowy dowód do wykorzystania w innym toczącym się postępowaniu.

Zasada dostępu do akt sprawy nie ma zastosowania w sytuacji, gdy zawierają one informacje niejawne z klauzulą „tajne” lub „ściśle tajne” oraz w sytuacji, gdy organ administracyjny wyłączy dostęp do nich z uwagi na ważny interes państwowy.

Podkreślić trzeba, że uniemożliwienie przeglądu akt sprawy, w której jesteśmy stroną czy też wykonania z nich notatek, kopii i odpisów, stanowi sytuację wyjątkową. Nie warto więc dać się zbyć prostym stwierdzeniem w urzędzie, że nie mogą udostępnić nam akt sprawy. Jeżeli spotkamy się z taką sytuacją, warto zapytać o wskazanie podstawy prawnej lub złożyć pisemny wniosek o umożliwienie dostępu do akt, na który to wniosek organ będzie musiał pisemnie odpowiedzieć i wówczas może się okazać, że jednak nie ma przeszkód do zapoznania się przez nas z tymi materiałami. Należy pamiętać, że odmowa dostępu do akt wymaga wydania przez organ administracyjny postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

adw. Artur Piwowarczyk

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *