Dzisiaj zapraszam do przeczytania o wybranych kwestiach dotyczących doręczania decyzji oraz wszelkich pism w postępowaniu administracyjnym. Regulacjom tym poświęcone są art. 39 – 49 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Podstawową formą są doręczenia dokonywane za pośrednictwem poczty oraz poprzez pracowników organu administracyjnego, upoważnione osoby lub organy. W praktyce w zdecydowanej większości przypadków, możemy spodziewać się korespondencji wysyłanej pocztą. W przypadku spełnienia się pewnych warunków, doręczenia mogą być też dokonywane w bardziej nowoczesny sposób – poprzez środki komunikacji elektronicznej. Następuje to w przypadku, gdy strona złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą, gdy wystąpi do organu o takie doręczenie i poda adres elektroniczny lub gdy wyrazi zgodę na taką formę doręczeń na prośbę organu i wskaże adres elektroniczny. W każdej chwili można również zrezygnować z doręczeń elektronicznych.

Należy pamiętać, że w przypadku zamieszkiwania zagranicą, należy ustanowić pełnomocnika do doręczeń w Polsce i podać organowi jego adres, chyba że ustanowiony został pełnomocnik procesowy działający w kraju. Jeżeli obowiązek ten nie zostanie spełniony, wówczas wszelkie pisma urzędowe, organ pozostawia w aktach sprawy, ze skutkiem ich doręczenia (co wpływa na przykład na bieg terminu do złożenia odwołania lub zażalenia). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy doręczenia mają być dokonywane elektronicznie, gdyż wówczas miejsce zamieszkania strony nie ma znaczenia. Należy mieć również na uwadze, że w przypadku zmiany adresu zamieszkania, mamy obowiązek powiadomić organ administracyjny o tym fakcie. W przeciwnym wypadku, doręczenia dokonywane na stary adres będą skuteczne i wywoływać będą wszelkie skutki prawne.

Korespondencję dla osób fizycznych, z zasady doręcza się w miejscu ich zamieszkania lub pracy. W przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu, pismo można pozostawić dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli podejmą się oni przekazania korespondencji do właściwego adresata. Warto pamiętać, że w przypadku ustanowienia w postępowaniu pełnomocnika, organ administracyjny wszelkich doręczeń będzie dokonywał na jego adres. Dotyczy to także decyzji wydanych w toku sprawy.

Jeżeli pismo zostało wysłane pocztą i nie zastano adresata oraz innych osób, które mogą przekazać pismo, przesyłkę awizuje się na okres do 14 dni w placówce pocztowej, gdzie może zostać odebrane. Warto pamiętać, że brak odbioru w tym terminie nie uchroni nas przed skutkami doręczenia, gdyż organ uzna przesyłkę za prawidłowo dostarczoną. Tak samo będzie w przypadku, gdy adresat odmówi przyjęcia korespondencji. Nie jest to więc dobra strategia obrony przed niekorzystnymi decyzjami. Będzie to skutkowało wyłącznie tym, że nie będzie nam znana treść decyzji i jej uzasadnienie oraz prawdopodobnie uchybimy terminowi do wniesienia odwołania. Lepiej odebrać przesyłkę i zaskarżyć decyzję. Także w przypadku, gdy korespondencja zawiera wezwanie do stawiennictwa lub na przykład przedstawienia dokumentów, możemy narazić się na nałożenie grzywny, gdy nie odbierzemy pisma, a w konsekwencji – nie zastosujemy się do tego wezwania. Sądzę, że nie warto ryzykować.

adw. Artur Piwowarczyk