O tym, że ważne jest dotrzymywanie terminu wykonania powierzonych zadań, wie każdy. Staramy się, żeby się nie spóźnić z załatwianiem spraw. A jak wygląda z terminami w urzędzie?

Ogólne zasady przewiduje Kodeks postępowania administracyjnego. W art. 35 § 1 wskazuje on, że sprawy administracyjne powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Inaczej mówiąc – tak szybko jak to możliwe, uwzględniając niezbędne czynności, które muszą być wykonane i bez nieuzasadnionych opóźnień (np. wynikających z wielodniowego obiegu akt sprawy między pracownikami, przełożenia teczki przez pracownika do zrobienia „na później”). Uzupełnieniem powyższej regulacji jest wskazówka, że niezwłocznie powinny być realizowane te sprawy, które można zakończyć w oparciu o dowody przedstawione przez stronę wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania, a także takie, w których rozstrzygnięcie opiera się o fakty i dowody powszechnie lub urzędowo znane bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza organ administracyjny. Jeżeli to możliwe – sprawy powinny być więc nawet załatwione „od ręki”. W przypadku prostszych – np. zameldowanie lokatora – rzeczywiście się to zwykle udaje.

Jeżeli sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jej zakończenie powinno nastąpić w ciągu miesiąca, a jeżeli jest ona szczególnie skomplikowana – w ciągu dwóch miesięcy od wszczęcia. W sumie mamy więc w przepisach trzy ogólne terminy załatwienia spraw.

Należy pamiętać, że przepisy szczególne, dotyczące konkretnych rodzajów postępowań, mogą przewidywać własne terminy na ich zakończenie. Przykładem z życia jest postępowanie w przedmiocie pozwolenia na budowę – w tym przypadku termin na wydanie decyzji to 65 dni. Inny to decyzja o zakazie odbycia zgromadzenia, która powinna zostać doręczona organizatorowi w terminie 3 dni od zawiadomienia czy decyzja wydana po rozpatrzeniu odwołania od takiego zakazu, którą wojewoda wydaje w ciągu 24 godzin od jego wpływu.

Warto wiedzieć, że o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie wynikającym z przepisów, organ administracyjny ma obowiązek powiadomić stronę, podać jego przyczynę oraz wskazać nowy termin zakończenia postępowania. Na niezałatwienie sprawy w terminie oraz na przewlekłe jej prowadzenie, przysługuje zażalenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli takiego nie ma – możemy wezwać organ do usunięcia naruszenia prawa. Może to spowodować podjęcie odpowiednich działań dyscyplinujących oraz wyjaśniających przez organ przełożony, a także doprowadzić do wyciągnięcia konsekwencji za zaistniałą sytuację w stosunku do konkretnego urzędnika.

Z przewlekłym prowadzeniem sprawy wiąże się inny temat – bezczynność organów administracyjnych. O tym już jednak w innym wpisie.

Czy spotkaliście się Państwo ze szczególnie długotrwałym prowadzeniem postępowania przez organy administracyjne?

adw. Artur Piwowarczyk