Czym jest forma dokumentowa czynności prawnej? Na to pytanie chciałbym odpowiedzieć w dzisiejszym wpisie.
To nowe pojęcie w polskim prawie pojawiło się za sprawą nowelizacji Kodeksu cywilnego, która weszła w życie 8 września 2016 r. Forma dokumentowa uzupełniła dotychczasowy katalog form, w jakich można dokonać czynności prawnej. Ma ona przy tym zdecydowanie szerszy zakres niż forma pisemna. O ile bowiem do zachowania formy pisemnej niezbędne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym oświadczenie woli, to zachowanie formy dokumentowej nastąpi wówczas, gdy oświadczenie woli zostanie złożone w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Nowelizacja wprowadziła przy tym definicję dokumentu wskazując, że jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Tym samym, dokumentami są nie tylko informacje zapisane na kartce papieru, ale także wiadomości SMS, e-maile, transkrypcje rozmów telefonicznych, wydruki komputerowe, a nawet nagrania dźwiękowe. Definicja dokumentu jest więc pojemniejsza niż moglibyśmy przypuszczać, biorąc pod uwagę potoczne znaczenie tego słowa. Forma dokumentowa nie wymaga żadnego własnoręcznego podpisu, ale niezbędna jest możliwość identyfikacji osoby, która w formie dokumentu złożyła swoje oświadczenie. Jeżeli zestawimy przy tym wymogi odnoszone do formy pisemnej i dokumentowej, wówczas zauważymy, że każda forma pisemna spełnia zawsze wymagania formy dokumentowej.
Jako ciekawostkę można wskazać, że ustawodawca w chwili obecnej przewidział wymóg formy dokumentowej wyłącznie dla umowy pożyczki na kwotę przekraczającą 1000 zł.
„Dzięki wprowadzeniu omawianej zmiany, w praktyce mniej rygorystyczne stają się wymogi związane z zakończeniem umowy zawartej w formie pisemnej.”
W mojej ocenie, o wiele większe znaczenie w kontekście formy dokumentowej, ma znowelizowany przepis art. 77 § 2 k.c. Wynika z niego między innymi, że jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej i przepis szczególny tego nie wyłącza, wówczas może być ona rozwiązana za zgodą obu stron, jak również można od niej odstąpić lub ją wypowiedzieć, przy wykorzystaniu formy dokumentowej. Umowy, które zawierane są w formie pisemnej, stanowią zdecydowaną większość kontraktów. Dzięki wprowadzeniu omawianej zmiany, w praktyce mniej rygorystyczne stają się wymogi związane z zakończeniem umowy zawartej w formie pisemnej. Mniej będzie również sytuacji spornych, w których jedna strona uznawała, że na przykład wysłanie e-maila o odstąpieniu od umowy jest wystarczające dla skuteczności takiej czynności. Z drugiej strony, dla zachowania formy dokumentowej konieczna jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie w postaci dokumentu – rzeczywistego nadawcy maila, osoby, której głos słychać na nagraniu, którego transkrypcja została przedstawiona. Na tej kwestii mogą koncentrować się potencjalne spory sądowe. Bez wątpienia jednak ta nowelizacja stanowi próbę odpowiedzi ustawodawcy na zmieniającą się rzeczywistość i nadążenia w regulacjach prawnych za praktyką obrotu.
adw. Artur Piwowarczyk